باید بدانیم هر کس شیوه خاص خودش را در برقراری ارتباط دارد، عده‌ای در برقراری ارتباطات گرم و دلنشین هستند و ما را به سرعت جذب می‌کنند و ما در برقراری ارتباط با آن‌ها مشتاق‌تر هستیم و عده‌ای نیز همیشه حالت رسمی ارتباطات را حفظ کرده و شاید کمی حالت تدافعی‌تری دارند. با این وجود تنها عده کمی از افراد قادرند پیام‌های خود را به بهترین شیوه ممکن انتقال دهند. ابتدا لازم است شما یک سری از قوانین اولیه را یاد بگیرید و سپس با رموز ارتباطات موفق آشنا شوید تا بتوانید پیام‌های خود را به نحوی روشن‌تر منتقل کنید.
همان‌طور که می‌دانیم ما انسان‌ها موجوداتی اجتماعی هستیم و برقراری خوب ارتباط، شاهرگی حیاتی است. ارتباط به اشکال مختلفی مانند گفتاری، نوشتاری، و شنیداری صورت می‌گیرد. اما در هر صورت هدف آن همواره انتقال یک پیام به گیرندگان است.
خود را تشویق به بهسازی کلیه انواع ارتباط کنید.
در ارتباط موفق لازم است افراد منظور شما را درست درک کنند و پاسخ آن‌ها طوری باشد که جریان ارتباط، ترجیحاً در مسیری که مد نظر شما است پیش برود. ارتباط همیشه یک فرآیند دو طرفه است. ما از این فرآیند برای انجام کار توسط دیگران، دادن و گرفتن اطلاعات، تصمیم‌گیری، رسیدن به یک درک مشترک و توسعه روابط استفاده می‌کنیم.
به این نکته توجه کنید که کسانی که خوب ارتباط برقرار می‌کنند معمولاً افراد موفق‌تری هستند.
تشخیص موانع
همیشه در هر جریان ارتباطی حداقل دو نفر وجود دارند که هر یک از آن ها احتمالاً خواسته‌ها، نیازها و نگرش‌های خاص خود را دارد. وجود تضاد در این بین مانع برقراری ارتباط می‌شود. برای یک ارتباط موفق باید این قبیل موانع را از میان برداشت، بدین منظور اولین قدم آن است که تشخیص بدهیم چنین موانعی وجود دارند. به یاد داشته باشیم هنگام تلاش برای غلبه بر موانع طرف مقابل، لحن انتقادی نداشته باشیم.
آن چه می‌خواهید انتقال دهید باید دقیقاً در ذهنتان روشن باشد.
انتخاب روش
برای بسیاری از افراد انتقال پیام اغلب به کلام نوشتاری و گفتاری محدود می‌شود. اگر به نظرتان می‌رسد که سرعت و سهولت پیام برایتان مهم است، صحبت کردن بهترین شکل برقراری ارتباط است. گاهی اوقات هم ممکن است چیزی ماندگارتر و منظم‌تر (مثلاً سند تایپ شده) لازم باشد تا بتوانید پاسخ سنجیده‌تری دریافت کنید. بعضی‌ها از روش‌هایی مثل ارسال ایمیل برای برقراری ارتباط استفاده نمی‌کنند چون به آن تسلط ندارند و یا مخالف ارتباط از طریق ویدئو کنفرانس هستند چون باید همیشه مرتب و آماده و در دسترس باشند. اما این گونه که فکر می‌کنیم نیست و استفاده از این روش‌ها بسیار ساده و شیرین است. مثلاً پست الکترونیکی (ایمیل) به مانند تماس تلفنی از سرعت و حالت غیررسمی برخوردار است و هم به شکل نامه می‌توان آن را بایگانی کرد. پس هدف پیام تعیین کننده روش انتقال آن است. ابتدا در مورد پیام مورد نظر تصمیم بگیرید و سپس بهترین روش انتقال آن را (به شرط تسلط استفاده از آن) انتخاب کنید.
ترکیب روش‌ها
می‌دانیم شاید امروزه استفاده از روش‌های الکترونیکی ارتباط به نوعی به حالت اجبار درآمده است. علت آن هم این است که این روش ترکیبی از روش‌های مختلف است و باعث افزایش علاقه، ادراک و به یادسپاری بهتر پیام توسط گیرنده می‌گردد. شاید هم شما برای پایین نیامدن کلاس خود و یا شرکت‌تان مجبور به استفاده از آن باشید. راستی منظورم از روش‌های الکترونیکی ارتباط همان استفاده از تصاویر، فیلم و متن در غالب‌هایی مثل ارائه توسط پاورپوینت و… می‌باشد. فراموش نکنیم که این روش ترکیبی از روش‌های ارتباطی مثل کلام نوشتاری، گفتاری و… است و ما در واقع داریم این روش‌ها را با هم ترکیب می‌کنیم و لازم است به تک تک روش‌های ارتباطی که قصد ترکیب آن‌ها را داریم مسلط باشیم.
هر جا که ممکن است از تصاویر برای برقراری ارتباط استفاده کنید.
در جدول زیر توضیحات بیشتری درباره روش‌های ارتباطی آمده است :
| انتخاب روش‌های ارتباطی | ||
| نوع ارتباط | مثال | فواید |
|
کلام نوشتاری |
نامه‌ها، یادداشت‌های اداری، گزارشات، طرح‌های پیشنهادی، یادداشت‌های غیر رسمی، قراردادها، چکیده‌ها، دستور جلسات، اطلاعیه‌ها، قوانین و مقررات، صورت جلسات، برنامه‌ها، و اسناد و مدارک مربوط به جلسات بحث و گفتگو. |
کلام نوشتاری اساس ارتباطات سازمانی است و به دلیل ماندگاری نسبی و سهولت دسترسی مورد استفاده قرار می‌گیرد. |
| کلام گفتاری ارتباطی است که تنها در صورت شنیده شدن پیام توسط فرد درست موثر خواهد بود. |
مکالمات، مصاحبه‌ها، جلسات، تماس‌های تلفنی، مشاجرات، درخواست‌ها، توضیح خواستن، اعلانات شفاهی و سخنرانی‌ها. | مبادله حضوری یا تلفنی اطلاعات به صورت شفاهی عمدتاً به دلیل سرعت بالای انتقال پیام مورد استفاده قرار می‌گیرد و اصلی‌ترین روشی است که سازمان‌ها برای انجام امور روزمره استفاده می‌کنند. |
| ایما و اشارات نمادین هرگونه رفتار مثبت یا منفی است که از سوی هدف مورد نظر قابل رویت یا قابل شنیدن است. |
ایما و اشارات، حالات چهره، اعمال، رفتارها، لحن صدا، سکوت، طرز ایستادن، حالت بدن، حرکت، سکون، حضور، و عدم حضور. |
اعمال و زبان بدن عمیقاً (ولی به شکل ناخودآگاه) بر افراد تاثیر می گذارند. موفقیت در تبلیغات سیاسی به کاربرد استادانه علائم مثبت و منفی بستگی دارد. |
|
تصاویر دیداری |
انواع عکس (اسلاید و چاپی)، نقاشی‌ها، طراحی‌ها، تصاویر توضیحی، کارهای گرافیکی، کارتون‌ها، نمودارها، نوارهای ویدیویی، آرم‌ها، فیلم، خطوط بی‌معنی، تصاویر کلاژ و طرح‌های رنگی. |
تصاویر دیداری به دلیل انتقال پیام‌های خودآگاه و ناخودآگاه قدرتمند مورد استفاده قرار می‌گیرند. |
| مالتی مدیا ترکیبی است از روش‌های مختلف فوق، و اغلب مستلزم استفاده از تکنولوژی اطلاعات (IT) است. |
تلویزیون، روزنامه‌ها، مجلات، بروشورها، کتابچه‌ها، برگه‌های تبلیغاتی، پوستر، اینترانت، وب جهانی، رادیو، نوارهای کاست و سی‌دی‌ها و… | رسانه‌ها به ویژه زمانی مفید واقع می‌شوند که تعاملی باشند. هر چقدر استفاده از مالتی مدیا حرفه‌ای‌تر باشد، به همان نسبت اثربخشی و یهره‌وری آن بالاتر خواهد بود. |
با سلام :
مطالبتون خیلی خوب بود ونسبت به بقیه افرادمطالب جدید و خوبی داشتید ولی من قسمت فروش یک شرکت هستم و خیلی دوست دارم موفق شوم .با توجه به مشکلات زندگی شخصی تصمیم گرفتم از این مشکل سر بلند بیرون بیایم و زمین نخورم ولی در کارم احساس ضعف دارم میخوام خیلی قوی و موفق باشم لطفا اگر وقت داشتید مطالب خوبتون رو برام ایمیل بزنید ممنون و تشکر
سلام سرکار خانم دلشاد
لطفا ایمیل شخصی خود را چک فرمایید.
با تشکر