استفاده از فناوری اطلاعات
تکنولوژی نوین به طرز چشمگیری شیوه‌های برقراری ارتباط را تنوع بخشیده است. نوت‌بوک‌ها و تبلت‌ها یک مرکز اطلاعات فوق‌العاده برای مدیرانی هستند که مجبورند اطلاعات را دریافت و به سرعت به نقاط مختلف منتقل کنند.
علی‌رغم فراگیری e-mail هنوز هم فکس به عنوان یکی از شیوه‌های سودمند برقراری ارتباط که موجب صرفه‌جویی در وقت می‌شود مورد استفاده قرار می‌گیرد. پیام‌های تلفنی وقت‌گیر را می‌توان با کمک فکس یا e-mail در مدت زمان کوتاهی ارسال کرد. اگر می‌خواهید اسناد و مدارک سریع‌تر از پست ارسال شوند، از فکس استفاده کنید.
|
از توصیه متخصصین برای بهره‌برداری بهینه از فناوری اطلاعات (IT) استفاده کنید. |
استفاده از فکس
علی‌رغم فراگیری e-mail هنوز هم فکس به عنوان یکی از شیوه‌های سودمند برقراری ارتباط که موجب صرفه‌جویی در وقت می‌شود مورد استفاده قرار می‌گیرد. پیام‌های تلفنی وقت‌گیر را می‌توان با کمک فکس یا e-mail در مدت زمان کوتاهی ارسال کرد. اگر می‌خواهید اسناد و مدارک سریع‌تر از پست ارسال شوند، از فکس استفاده کنید.
| نکته‌ها
– دستگاه فکس می‌تواند به صورت مستقل یا از طریق اتصال به کامپیوتر باشد. – به یاد داشته باشید استفاده از ایمیل و روش‌های مدرن اجبار آینده است. – استفاده از ایمیل باعث کاهش مصرف کاغذ و حفظ محیط خواهد شد، این موضوع به نفع همه خواهد بود. |
استفاده از e-mail (پست الکترونیک)
e-mail، سریع، استفاده از آن راحت و کاربردهای آن متنوع است. امروزه e-mail یکی از مهم‌ترین ابزارهای برقراری ارتباط در داخل سازمان‌ها است و کاربرد آن برای ارتباطات خارج سازمان هر روز گسترش می‌یابد. همچنین، اطلاع‌رسانی به کارکنان از طریق e-mail موجب صرفه‌جویی در کاغذ می‌شود و اقتصادی‌تر است. با وجود این گاهی اوقات از e-mail درست استفاده نمی‌شود. بنابراین هنگام استفاده از این ابزار همیشه قوانین و مقررات زیر را رعایت کنید:
– عنوان پیغام باید معنادار باشد.
– تا حد امکان خلاصه بنویسید.
– نامه تجاری و غیرتجاری را از هم متمایز کنید.
– دریافت کنندگان پیغام باید منتخب باشند. از بخش‌های مختلف ارسال درست استفاده کنید.
– هنگام ارسال نامه برای عده کثیری از افراد از پیوست کردن پرونده‌های اضافی خودداری کنید.
– هرگز الفاظ زشت و زننده به کار نبرید و نامه‌های نژادپرستانه یا حاکی از تبعیض میان زن و مرد را ارسال نکنید.
|
از ویژگی «پاسخ» (Reply) ایمیل برای تسریع در پاسخ‌گویی به پیام‌ها استفاده کنید. |
تسریع ارتباط
مؤثرترین راه افزایش سرعت و کیفیت ارتباط و جریان اطلاعات، کنترل کمیت است. هنگام ارسال پیام از خود بپرسید که آیا انجام این کار ضرورت دارد یا خیر. در صورتی که جواب منفی است، از ارسال پیام خودداری کنید. پیام‌ها را خلاصه کنید تا پردازش سریع آنها امکان پذیر باشد. گزارشات را چک کنید و ببینید امکان خلاصه‌سازی یا حذف برخی از آنها وجود دارد یا خیر – به عبارت دیگر، آیا کسی متوجه حذف برخی از ارتباطات منظم قبلی می‌شود؟ – نکته آخر این که در پاسخ دادن تعلل نکنید: تسریع در ارائه پاسخ، بهتر و کاراتر است و موجب می‌شود روی میز شما همیشه خلوت و مرتب باشد.
نوشتن نامه
اسناد و مدارکی که خوب، قابل فهم و دقیق نوشته شده‌اند حاصل تلاش افرادی هستند که قبل از نوشتن خوب فکر کرده و برایشان کاملاً روشن بوده که قصد نوشتن چه چیزی را دارند. قبل از نوشتن نامه به دقت در مورد آن فکر کنید، سپس فکر خود را روی کاغذ بیاورید تا اثربخشی آن بیشتر باشد.
|
نوشتن پاسخ‌های عادی و روزمره را به عهده یکی از دستیاران خود بگذارید. |
نوشتن با هدف کسب نتیجه
کلیه نامه‌های تجاری هدف خاصی را دنبال می‌کنند. اولین قانون نامه‌نگاری این است که هدف از نوشتن نامه را دقیقاً برای گیرنده روشن کنید. قانون دوم، ذکر کلیه اطلاعاتی است که گیرنده برای درک هدف شما نیاز دارد. در برابر وسوسه زیاده‌نویسی مقاوم باشید و سعی کنید کل مطلب را در یک روی کاغذ بنویسید. از دوست یا همکار خود بخواهید نامه‌های مهم شما را بخواند و ایراد آنها را برطرف کند.
|
هنگام نوشتن نامه یا گزارش خواننده را پیش روی خود تصور کنید. |
نوشتن متن واضح
موثرترین عامل در واضح‌نویسی انواع نامه‌ها این است که جملات را ساده و دقیق بنویسید. سعی کنید جمله‌ها کوتاه باشند و به جای جملات مجهول از جملات معلوم استفاده کنید. از به کار بردن لغات و اصطلاحات منسوخ و قدیمی در نامه‌ها اجتناب کنید. سبک نوشتن و طرز بیان مطالب باید طبیعی و غیر تصنعی باشد؛ به عبارت دیگر طوری بنویسید که حرف می‌زنید، نه آن طور که فکر می کنید. تا زمانی که نامه تمام نشده آن را مرور نکنید. هنگام بازنگری و ویرایش، موارد غیر ضروری را بی‌درنگ حذف کنید. ویرایش متن نامه همیشه تاثیرگذاری آن را بهتر می‌کند.
|
از لغات پیچیده، غیر مصطلح، یا مبهم استفاده نکنید. به کاربردن این قبیل لغات درک منظور را برای خواننده دشوار می‌کند. |
روند تهیه یک نامه عالی
تنظیم ساختار نامه
هنگام تنظیم ساختار نامه اصول مربوط به ارسال نامه‌های مستقیم را به کار ببرید:
– توجه خواننده را با ذکر دلیل نوشتن نامه جلب کنید. در صورت مقتضی، از شوخی استفاده کنید.
– سعی کنید با تحریک حس کنجکاوی خواننده در وی ایجاد علاقه کنید.
– تمایل خواننده را با جذاب نشان دادن پیشنهاد یا محصول خود برانگیزید.
– با ارائه معرف یا تضمین، خواننده را به قبول صحت گفته‌هایتان متقاعد کنید.
– با توضیح آن چه از خواننده انتظار دارید او را به انجام اقدام لازم تحریک کنید.
امیدواریم اطلاعات و نکات این جلسه نیز شما را در داشتن یک ارتباط موفق یاری نماید. در پایان دو نمونه نامه نیز برای شما قرار داده شده است.
در جلسات بعدی شما را با مهارت و فنون بیشتری آشنا خواهیم کرد.
