برقراری ارتباط
هرگز نمی‌توان تضمین کرد که یک ارتباط حتماً نتیجه رضایت‌بخشی خواهد داشت، اما شروع خوب همیشه امکان‌پذیر است. الفاظ و طرز رفتار شما است که تأثیر چشمگیری بر عکس‌العمل طرف مقابل می‌گذارد. استفاده از جملات و کلمات خوشایند، شما را در شروع مثبت جریان ارتباط یاری می‌کند.
سلام و احوالپرسی با افراد
کلماتی که برای سلام و احوالپرسی با آشنایان به کار می‌برید به نوع رابطه شما با آنها بستگی دارد. اگر رابطه برابر باشد، معمولاً از اسم کوچک و عبارات غیر رسمی مانند (صبح بخیر)، (حالت چطوره) یا (از دیدنت خوشحالم) استفاده می‌کنید. در برابر غریبه‌ها نیز سلام و احوالپرسی به عنوان مقدمه عمل می‌کند. به همین خاطر باید ابتدا خود را معرفی، و سپس از عبارات احترام آمیزی مانند (از ملاقات با شما خوشوقتم) ، (باعث افتخار است که در خدمت شما هستم) استفاده کنید. این طرز برخورد نشان‌دهنده حسن نیت است. حتی زمانی که با طرف مقابل خصومت دارید هم بهتر است همیشه شروع صحبت از جانب شما مؤدبانه باشد.
|
همیشه هنگام سلام یا خداحافظی از جای خود بلند شوید. در این |
تماس فیزیکی
دست دادن با آشنایان نزدیک به هنگام سلام و احوالپرسی معمولاً به میل شما بستگی دارد، اما در یک موقعیت رسمی به احتمال زیاد باید این کار را انجام دهید. هنگام برخورد با غریبه‌ها گرم و محکم دست بدهید: ممکن است شل دست دادن را حمل بر ضعف و ناتوانی شما بدانند. آداب و رسوم مربوط به سلام و احوالپرسی زن و مرد را حتماً رعایت کنید.
ختم یک ارتباط
زمانی که توافق حاصل می‌شود یا زمانی که یک جلسه پرثمر ختم می‌شود، کسب موفقیت را با زبان بدن مناسب مورد تأکید قرار دهید، مثلاً اگر میزبان جلسه هستید، حتما ضمن تشکر و قدردانی از مهمان خود به خاطر آمدنش، او را تا در خروجی ساختمان بدرقه کنید، و صرفاً به همراهی تا دم در اتاق کفایت نکنید. هنگام خداحافظی نیز می‌توانید با او دست بدهید – ترجیحاً طولانی‌تر و صمیمانه‌تر از زمان سلام و احوالپرسی. خلاصه این که با وی همانند یک مهمان عزیز رفتار کنید. همین قیاس در مورد شرکت کنندگان در جلسه نیز صادق است – اگر آنها در قلمرو شما هستند باید رفتارشان با ادب و احترام همراه باشد. حتی اگر جلسه خوب برگزار نشد باز هم بدون تلاش برای پنهان کردن عدم موفقیت، جانب ادب و تواضع را رعایت کنید. شاید موارد بالا را تا به حال بدرستی اجرا کرده باشید و یا اصلا به آنها به عنوان اصول یک ارتباط فکر نکرده بودید، از این به بعد این اصول را به دقت به اجرا در آورده و از اعتماد به نفسی که بدست می‌آورید لذت ببرید.
| نکته‌ها:- سلام و احوالپرسی‌های اولیه باید تا حد امکان خوشایند باشند.- کلیه شرکت کنندگان در جلسه باید ابتدا به هم معرفی شوند.
– همیشه جلسات را (حتی زمانی که با اختلاف نظر شدید همراه بوده‌اند) در کمال ادب و احترام به پایان برسانید. – هنگام سفر همیشه به تفاوت‌های فرهنگی و رفتاری (مانند رسم دست دادن) توجه داشته باشید و آنها را محترم بشمارید. |
انتقال اطلاعات
انسان موجودی اجتماعی است، موضوعی که به صورت غریزی در وجود ما قرار دارد. این مساله باعث می‌شود، ما اغلب ارتباطات خود را به صورت غریزی برقرار کنیم و هیچ وقت با مفاهیم موجود در آنها آشنا نشویم. می‌پرسید منظورم چیست؟ مثال ساده‌ای می‌زنم. اغلب ما هنگامی که با خردسالان برخورد می‌کنیم، علاقمندیم تا با آنان ارتباط برقرار کنیم. اما معمولاً کودکان در نگاه اول از ما فرار می‌کنند. یکی از دلایل ساده آن این است که ما بیش از ۱ متر از آنان بلندتر هستیم! آنان نیازمند گذر زمان و ایجاد احساس امنیت در خود هستند. این موضوع را به راحتی می‌توان تشخیص داد، در همان برخورد اول، یا آنان گریه می‌کنند و یا به آغوش والدین خود پناه می‌برند.
یافتن اطلاعات
در ایجاد یک ارتباط باید بدانیم یافتن اطلاعات موجود می‌تواند سبب ارتباط موثرتر و موفق‌تر گردد. دوباره به مثال فوق برمی‌گردیم. در همان ارتباط اولیه با یک خردسال و اطلاع از این موضوع که او احساس غریبگی و ترس در برخورد با شما را خواهد داشت، دست به کار شوید. بر روی زانوهای خود بنشینید (هم ارتفاع او بشوید) و با آرامی و مهربانی با او صحبت کنید. این بار می‌توانید ارتباط بهتری برقرار کنید.
این موضوع در مورد یک بنگاه اقتصادی هم صادق است. مدیران شخصاً بخش عمده‌ای از وقت خود را صرف ارسال و دریافت پیام‌ها می‌کنند، که این امر می‌تواند مهم‌ترین و رضایت بخش‌ترین عرصه برقراری ارتباط باشد. از طرف دیگر نیز کارکنان به اطلاعات نیاز دارند. توانایی مدیران در تامین انواع اطلاعات به شیوه صحیح عامل مهم و حیاتی در برقراری ارتباطات در یک بنگاه اقتصادی است. مدیران باید ابتدا نیازهای اطلاعاتی کارکنان را شناسایی کنند. امنیت شغلی، شرایط کار، پاداش، موقعیت و مزایا از جمله موارد مهمی است که باید هرگونه تغییرات موثر بر آنها را هر چه سریع‌تر و به طور مستقیم به اطلاع کارکنان برسانید. این گونه در سازمان‌ها ارتباطات مناسبی برقرار می‌شود و بسترهای مناسب برای رشد و پیشرفت فراهم می‌گردد.
درک منظور
احتمال این که گیرنده منظور شما را درست متوجه نشود و در درک پیام سوتفاهم پیدا کند بسیار زیاد است. سوتفاهم به دلایل مختلف ایجاد می‌شود: گاه خودتان هم نمی‌دانید چه می‌خواهید بگویید، گاهی اوقات علی رغم روشن بودن اهداف، کلام شما مبهم و نارسا است، و گاه ممکن است زبان بدن و پیام شفاهی شما با هم در تناقض باشند. دلیل دیگر ایجاد سوتفاهم این است که گیرنده از قبل در مورد پیام شما تصمیم می‌گیرد و در نتیجه گوش نمی‌کند و به آن چه واقعاً می‌گویید توجه ندارد. یک روش مفید برای اجتناب از برداشت نادرست پیام این است که قبلاً آن را با یک منتقد بی‌طرف و واقع بین تمرین کنید. روش دیگر آن است که از گیرنده پیام بخواهید آن را برای شما تکرار کند تا در صورت لزوم بتوانید برداشت نادرست وی را تصحیح کنید. برای تاکید بیشتر بر پیام شفاهی از زبان بدن مثبت استفاده کنید.
| اگر در مورد انتقال دادن یا ندادن اطلاعات دریافتی به دیگران بر سر دوراهی ماندید، بهتر است گزینه اول را انتخاب کنید. |
